Alles über Akten – ein kurzer Überblick über gesetzliche Grundlagen

1. Gemäß §147 Abgabenordnung sind Sie verpflichtet, den Großteil der im Rahmen Ihrer geschäftlichen Tätigkeit anfallenden schriftlichen Unterlagen über einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Je nach Bedeutung des Dokuments liegt die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungszeit im Regelfall zwischen 6 und 10 Jahren. Wegen der Vielzahl und der unterschiedlichen steuerlichen Bedeutung der Papiere ist es für Sie ein nahezu aussichtsloses Unterfangen, die jeweils maßgebenden Fristen immer exakt parat zu haben. Dennoch sind für Sie im Einzelfall sichere Entsorgungsentscheidungen zwingend notwendig. Selbst, wenn Sie aufbewahrungspflichtige Geschäftspapiere versehentlich vernichten, können neben schwerwiegenden steuerlichen Nachteilen auch beträchtliche Bußgeldzahlungen auf Sie zukommen.

2. Geschäftliche Unterlagen sind so lange aufzuheben, wie sie für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Für Zölle und Steuern beträgt diese Festsetzungsfrist ein Jahr, für andere Steuern vier Jahre. Der Fristlauf beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem eine Steuererklärung abgegeben worden ist, spätestens mit Lauf des dritten Kalenderjahres, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Steuer entstanden ist. Da eine solche Bindung an die steuerlichen Fristen zu einer erheblichen Ausdehnung und Verwässerung der Aufbewahrungsfristen führen würde, hat die Finanzverwaltung Zugeständnisse gemacht: Unabhängig vom Lauf der Festsetzungsfristen sind für Sie grundsätzlich allein die normalen Aufbewahrungsfristen maßgebend. Nur ausnahmsweise sind Unterlagen über die übliche Frist hinaus aufzuheben. Das ist gegeben, wenn sie in folgenden Fällen von Bedeutung sind:

a) Zur Begründung Ihrer Anträge beim Finanzamt;
b) Für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahrens;
c) Für eine bereits begonnene Außenprüfung
d) Für ein anhängiges steuer-, straf- oder bußgeldrechtliches Ermittlungsverfahren
e) Für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach §165 Abgabenordnung

Natürlich sollten Sie ein Vernichten einzelner Unterlagen auch dann vermeiden, wenn Sie damit dem Fiskus eine für Sie steuergünstige Fallgestaltung bei Sachverhalten nachweisen können, die noch nicht durch bestandskräftige Steuerbescheide abgeschlossen sind.

3. Mit Hilfe dieser Unterlagen können Sie Ihre geschäftliche Korrespondenz gezielt aussortieren und entsorgen. Das gibt Ihnen eine umfassende Übersicht zu den steuerlich vorgeschrieben Aufbewahrungsfristen aller im Geschäftsbereich Ihres Unternehmens bedeutsamen Unterlagen. In dennoch verbleibenden Zweifelsfällen sollten Sie sich an Ihr Finanzamt wenden und eine schriftliche, verbindliche Auskunft von dort verlangen. Seit Dezember 1998 ist die Aufbewahrungsfrist für alle Geschäftspapiere, die Grundlage von Buchungsvorgängen sind, von sechs auf zehn Jahre verlängert worden. Im Einzelfall kann es aufgrund der konkreten Situation im Unternehmen zu einer Erweiterung des Kreises buchungsrelevanter Geschäftspapiere kommen. Im Zweifel empfiehlt es sich auf jeden Fall, die längere Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren zu unterstellen.

Auszug aus dem HGB § 257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen

(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und der Konzernabschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sicher gestellt ist, dass die Wiedergabe der Daten
1. mit den empfangen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträger hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden ...;

(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, ..., der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.